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Leistungserfassung

Dienstleister arbeiten oft an verschiedenen Projekten und wollen diese erbrachten Dienstleistungen möglichst rasch und einfach erfassen. Genau dafür ist die TimeSafe Leistungserfassung optimiert. Erfassen und verwalten Sie Ihre erbrachten Leistungen (Zeit, Spesen, etc.) mit wenigen Klicks. Sie können die Zeit wahlweise nachträglich rapportieren oder direkt mit einem Timer auf das entsprechende Projekt erfassen. So ist die tägliche Leistungserfassung keine mühsame Arbeit mehr, sondern etwas, was Sie einfach so nebenbei erledigen.

Die so erfassten Leistungen bieten die ideale Grundlage für alle nachgelagerten Prozesse wie die Kontrolle, Verrechnung, Auswertung, etc.

Leistungserfassung im Web-Client

Damit Sie auch unterwegs jederzeit die Leistungserfassung erledigen können, steht Ihnen ein moderner und leistungsfähiger Web-Client zur Verfügung. Damit rapportieren Sie Ihre Leistungen komfortabel mit dem Smartphone oder mit jedem anderen Browser-Device.

Dank Responsive Webdesign kann der Web-Client auf allen mobilen Geräten genutzt werden.

Projekte/Mandate

Die Leistungserfassung erfolgt direkt auf die jeweiligen Projekte. Dabei können Sie pro Kunde beliebig viele Projekte anlegen und diese dann auch wieder einzeln abschliessen. Damit der Prozess der Projekterstellung rasch und einfach erfolgt, helfen Projektvorlagen bei der Erstellung.

Um die Projektübersicht zu erhöhen, können beliebige Ansichten auf die Projekte definiert werden, die den Benutzern dann auf Kopfdruck zur Verfügung stehen. 

In der Treuhandbranche wird statt dem Begriff "Projekt" der Bezeichner "Mandat" verwendet. Branchenabhängige Felder lassen sich zudem sehr einfach mit dem integrierten Datenfeld-Manager erstellen. So können Sie das System optimal an Ihre Branche bzw. an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Adressen

Die TimeSafe Leistungserfassung bietet Ihnen eine leistungsstarke und umfangreiche Adressverwaltung, um Ihre Adressen zentral und effiziente zu managen. Dank dem Datenfeld-Manager und den individuellen Ansichten auf die Adressen kann die Adressverwaltung als mächtiges CRM-System genutzt werden. Mit dem integrierten Adressimport können Sie Adressdaten aus beliebigen Adresssystemen übernehmen. 

Personal

In der Mitarbeiterverwaltung haben Sie Zugriff auf alle wichtigen Mitarbeiterdaten.

Mit den Organisationseinheiten lassen sich die Mitarbeiter bei Bedarf nach Ihren Wünschen gruppieren.

Mit Hilfe von Berechtigungsgruppen können Sie die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter komfortabel steuern.

Aktivitäten

Die Pflege der Kundenbeziehungen ist von zentraler Bedeutung. Mit den Aktivitäten erhalten Sie ein mächtiges Werkzeug, mit dem Sie das CRM (Customer-Relationship-Management) nach Ihren Bedürfnissen abbilden können.

Mit den Aktivitäten lassen sich eine Vielzahl von Aufgaben im System abbilden. Zudem ermöglicht der optionale Outlook-Abgleich von Aufgaben und Terminen eine nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft.

Wichtige projektspezifische Daten wie E-Mails,  Dokumente, etc. können einfach per Drag&Drop zu einer Aktivität abgelegt werden. Damit können Sie die Informationen zentral zu den Projekten speichern und sind für die anderen Mitarbeiter einsehbar.

Rechnungswesen

Das integrierte Rechnungswesen ermöglicht eine einfache und schnelle Abrechnung der Projekte. Die noch nicht verrechneten Leistungen werden übersichtlich dargestellt und Sie können die Rechnungen auf Knopfdruck erstellen.

Die Rechnungen lassen sich in definierter Form drucken oder direkt per Email versenden. Auch die Übermittlung als E-Rechnung ist einfach möglich. Die Zahlungseingänge können per Zahlungs-File eingelesen werden, wobei der ISO 20022 Standard natürlich unterstützt wird. Bestätigung durch PostFinance bezüglich ISO 20022 Kompatibilität.

Ab der Version 2020 ist die Erstellung von QR-Rechnungen integriert (ab Sep. 2022 dürfen die orangen Einzahlungsscheine nicht mehr verwendet werden!).

Auf Wunsch können Sie die erstellten Rechnungen an die gängigen Finanzbuchhaltungssysteme übergeben (Abacus, Sage, Topal, etc.).

Auswertungen

Auf Knopfdruck erhalten Sie umfangreiche Auswertungen über Kunden, Projekte, Mitarbeiter, etc.

Mit dem Berichts-Manager lassen sich die Berichte einfach anpassen und erweitern. Die Verwaltung der Berichte ist sehr komfortabel, da sämtliche Anpassungen direkt in der Datenbank gespeichert werden.