Funktionen

Präsenzzeiterfassung

Die Erfassung und Auswertung der Präsenzzeit sind die zentralen Elemente der TimeSafe Zeiterfassung. Erfassen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter im Admin-Tool und weisen Sie die Arbeitszeitmodelle zu. Die TimeSafe Zeiterfassung erlaubt Ihnen eine flexible Arbeitszeitgestaltung und bietet Ihnen ein für Ihre individuellen Bedürfnisse konfigurierbares Regelwerk. Bei Bedarf lassen sich die Arbeitszeitregeln durch eigene Regeln beliebig erweitern.
Die Mitarbeiter erfassen ihr Kommen und Gehen an einem Erfassungsterminal, am Windows-Terminal oder am Web-Client. Die Zeiteinträge werden vom Abgleichdienst automatisch mit der zentralen Datenbank abgeglichen und stehen für die Auswertungen zur Verfügung.

Arbeitszeitregeln

Die Tages-Arbeitszeitregeln erlauben eine flexible Definition der betrieblichen Arbeitszeitregeln. Bestimmen Sie Blockzeiten oder Sperrzeiten und legen Sie fest, welche Pausenregelung angewendet werden soll. Legen Sie eine Wochen-Höchstarbeitszeit oder Monats-Gleitzeitlimiten fest. Auf Basis der Arbeitszeitregeln werden die Arbeitszeitmodelle für die Mitarbeiter definiert.

Individuelle Regeln bieten Flexibilität bei sehr spezifischen Anforderungen.

 

Arbeitszeitmodelle

Die Arbeitszeitregeln auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis können den Mitarbeitern zugewiesen werden. Die Zuweisung wird temporal gespeichert, um Änderungen an Anstellungsverhältnissen oder Betriebsreglementen jederzeit einfach zu abzubilden.

Zeitkontrolle

Die Präsenzzeiten pro Tag werden übersichtlich dargestellt und die Buchungen stehen für eine manuelle Bearbeitung zur Verfügung. Die vom Mitarbeiter erfassten Kommen- und Gehen-Einträge bleiben erhalten. Die Zugriffsrechte lassen sich individuell steuern.

Antragswesen

Das Antragswesen unterstützt Ihre Arbeitsabläufe bei Anträgen und Genehmigungen von Buchungen. Typische Anwendungsbeispiele sind Anträge für Ferien oder Gleitzeitkompensation. Die integrierte E-Mail Kommunikation stellt sicher, dass die Gesuche Ihrer Mitarbeiter von den Vorgesetzten kontrolliert und bearbeitet werden. Das Antragswesen steht Ihnen im Admin-Tool und im Web-Client zur Verfügung.

Antrag stellen

Ein Mitarbeiter stellt mit Hilfe des Web-Clients einen Antrag. Die Konfiguration des Systems im Admin-Tool definiert, welche Mitarbeiter eine E-Mail erhalten, um den Antrag zu bearbeiten.

Anträge bearbeiten

Die Vorgesetzten erhalten eine E-Mail und gelangen über einen Link in der E-Mail direkt zu den Anträgen im Web-Client. Hier können sie die Anträge genehmigen oder mit einer Begründung ablehnen.

Sie können die Anträge auch im Admin-Tool der TimeSafe Zeiterfassung bearbeiten.

Anwesenheitsübersicht

In der Anwesenheitsübersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeiter anwesend sind. Je nach Verwendung der TimeSafe Zeiterfassung erfahren Sie auch, wer sich gerade in der Pause oder im Aussendienst befindet. Die Anwesenheitsübersicht steht Ihnen im Admin-Tool und im Web-Client zur Verfügung.

Darstellung

In den Stammdaten des Admin-Tools können Sie Stempel-Funktionen definieren. Die Stempel-Funktionen werden von den Hardware Terminals und vom Web-Client verwendet. Einer Stempel-Funktion ist eine Buchungsart zugewiesen und die Information, ob es sich um eine Start-, eine Ende- oder eine Auto-Buchung handelt. Die Stempel-Funktion des letzten Zeiteintrages wird durch die Anwesenheitsübersicht ausgewertet. Die Farbe und der Name der Buchungsart werden ebenso dargestellt wie der Zeitpunkt des Zeiteintrages.

Buchungsübersicht

Die Buchungsübersicht bietet Ihnen eine graphische Übersicht über die vorhandenen Buchungen. Die Darstellung erfolgt pro Mitarbeiter und Tag. Grenzen Sie die angezeigten Daten nach Organisationseinheit und Zeitraum ein. Die Buchungsübersicht steht Ihnen im Admin-Tool und im Web-Client zur Verfügung.

Ferienplanung

In den Stammdaten im Admin-Tool können Sie für jede Buchungsart eine Farbe vorgeben. Diese Farben werden auch in der Buchungsübersicht angezeigt. So kann die Buchungsübersicht z.B. einfach für die Ferienplanung verwendet werden. Ihre Mitarbeiter erfassen die Ferien via Antragswesen. Die Geschäftsleitung genehmigt die Anträge - schon sind die Ferien in der Buchungsübersicht zu sehen.

In der Buchungsübersicht sehen Sie auch Anträge, die noch nicht genehmigt wurden.

Planung

Das optionale Planungsmodul ermöglicht die Erstellung von übersichtlichen Einsatzplänen. Die Personalverantwortlichen können direkt in der grafischen Planungsübersicht die Dienstpläne eintragen und haben so alle relevanten Informationen zur Verfügung.

Einsatzplanung

Die Einsatzplanung ermöglicht eine komfortable, grafische Planung der Mitarbeiter auf die verfügbaren Dienstpläne.

Wichtige Informationen wie die Sollzeit und die Plan-Sollzeit, oder die eingeplanten Dienstpläne stehen sofort zur Verfügung und erleichtern so die Planungsarbeit.

Der Vorgesetzte kann die Planung abschliessen und so ungewollte Planänderungen verhindern.

Dienstpläne

Die Dienstpläne können nach Ihren Anforderungen konfiguriert und der entsprechenden Organisationseinheit zugeteilt werden.

Damit bei den geplanten Arbeitseinsätzen das passende Regelwerk zur Anwendung kommt, können Sie einem Dienstplan die entsprechende Tages-Arbeitszeitregel hinterlegen.

Auftragszeit

Erweitern Sie die TimeSafe Zeiterfassung optional um die Möglichkeit für die Auftragszeiterfassung. Dazu erfassen Sie im System vorgängig die Aufträge, Kostenstellen und Arbeitsschritte. Ihre Mitarbeiter erfassen danach die Auftragszeit am Windows-Terminal. Die Selektion der Auftragsdaten geschieht wahlweise per Barcode-Scanner oder direkt über die Auswahllisten am Bildschirm.

Auftragszeiterfassung mit dem Windows-Terminal

Die Erfassung der Auftragszeit erfolgt gleichzeitig mit der Präsenzzeiterfassung am Windows-Terminal. Der Mitarbeiter selektiert dazu den gewünschten Auftrag am Bildschirm oder mit Hilfe eines Barcode-Scanners. Die Identifikation am Windows-Terminal erfolgt wahlweise per Badge, Fingerprint oder mit Benutzername/Passwort.

Verwaltung

Die Verwaltung der Aufträge, Arbeitsschritte und Kostenstellen erfolgt im Admin-Tool. Beim Mitarbeiter kann eine Standard-Kostenstelle definiert werden, welche dann bei der Erfassung vorgeschlagen wird. Nicht mehr benötigte Elemente werden deaktiviert und verschwinden so aus der Erfassung.

Erfassung mit Barcode-Scanner

Die Auftragsblätter, Arbeitsschritte und Kostenstellen lassen sich mit einem Barcode ausdrucken. Die Erfassung mit dem Windows-Terminal ermöglicht die Selektion des Auftrages, Arbeitsschrittes und der Kostenstelle mit einem handelsüblichen Barcode-Scanner. Damit ist eine rasche Erfassung der Auftragszeit möglich.

Kontrolle

Die Auftragsbuchungen können im Admin-Tool kontrolliert und bearbeitet werden.